עלעקטראָניש דאָקומענט פאַרוואַלטונג סיסטעם (עדס): וואָס איז עס, פֿעיִקייטן און רעקאַמאַנדיישאַנז

עטלעכע יאָרן צוריק, עלעקטראָניש דאָקומענט פאַרוואַלטונג סיסטעמען זענען גערעדט ווי אַ ליכטיק צוקונפֿט. הייַנט זיי זענען שוין אַקטיוולי געניצט אין פּריוואַט און עפנטלעך ענטערפּריסעס. אבער דער רובֿ וויכטיק זאַך איז אַז מאָניטאָר קעסיידער וואַקסן אויף סעד. וואָס איז די סיסטעם פון עלעקטראָניש דאָקומענט פאַרוואַלטונג און ווי עס אַרבעט, לאָזן ס קוק בייַ די בייַשפּיל פון אַפּערייטינג אין די רף סיסטעמען.

פּרערעקוויסיטעס

צו בעסער פֿאַרשטיין ווי די עדס פּראָגראַם פאַנגקשאַנז, עס איז נייטיק צו באַטראַכטן די גרונט קאַנסעפּס און טאַסקס. די הויפּט סיבות זענען די סיבות וואָס די ברירה פון אַ באַזונדער סיסטעם דעפּענדס.

אויב די אָרגאַניזאַציע קענען פונקציאָנירן אין ומשטאַנד פון ינפאָרמאַל אַדמיניסטראַציע, עס איז ניט דאַרפֿן פֿאַר דאָקומענט סערקיאַליישאַן. מיט דעם אָנקומען פון געשעפט פּראַסעסאַז, עס איז אַ דאַרפֿן צו פירן די מעקאַניזאַם מיט די הילף פון אָרדערלי דאַקיומענטיישאַן. אויב איר טאָן ניט האַנדלען מיט סיקיוראַטיז אויף צייַט, זיי וועלן אָנהייבן צו אָנקלייַבן און פאַרפאַלן.

ווי אַ אָלטערנאַטיוו צו פּאַפּיר קאַריערז, אַ ספּעציעל סכעמע פֿאַר סטאָרינג טעקעס אויף די סערווער איז געניצט. אבער עס טוט נישט לעצטע לאַנג. מיט דעם וווּקס פון די פירמע 'ס וואַליומז, די נויט פֿאַר סטאָרינג און סינגקראַנייזינג אינפֿאָרמאַציע איז ינקריסינג.

עס איז אַ דילעמאַ: צי צו נוצן אַלט אינפֿאָרמאַציע קאַריערז אָדער סעד פֿאַר סטאָרינג אינפֿאָרמאַציע. וואָס איז וויכטיק קענען זיין באקומען דורך די עלעקטראָניש סיסטעם? פאַרגרעסערן די יפעקטיוונאַס פון דער אָרגאַניזאַציע.

Economic effect

עפעקטיווקייַט קענען זיין געוואקסן אין צוויי וועגן: צו רעדוצירן קאָס אָדער פאַרגרעסערן די רעזולטאַט. די דאָקומענטן פון די ערמס קענען דערגרייכן צוויי צילן אין אַמאָל. אַז איז, די הקדמה פון די סיסטעם אַלאַוז די אָרגאַניזאַציע צו פאַרברענגען ווייניקער, אָבער צו פאַרדינען מער.

רעדוקציע פון קאָס איז געפירט אויס דורך רידוסינג פּאַפּיר קאָס, אַנפּראַדאַקטיוו צייַט, אַקסעלערייטינג דער וועקסל פון אינפֿאָרמאַציע, טשאַנגינג די פֿירמע קולטור.

צו אַססעסס די יפעקטיוונאַס פון די EDS פּראָגראַם, איר דאַרפֿן צו רעכענען די צייַט פארבראכט אויף פּראַסעסינג פּאַפּיר דאָקומענטן. לויט די עסטאַמאַץ פון קאַנסאַלטינג קאָמפּאַניעס, אַזאַ אַפּעריישאַנז פאַרנעמען 20% פון די אַרבעט צייַט. אין דעם סיסטעם פון די רוסישע ביוראַקראַסי, דעם נעמט אפילו מער - 60% פון די צייַט. די הקדמה פון די ערמס וועט רעדוצירן די קאָס דורך לפּחות 10 מאל.

אָפיס אַרבעט און דאָקומענט סערקיאַליישאַן

די צוויי טערמינען זענען ינטעריאָרייטיד. אָפיס אַרבעט איז אַ טערמין וואָס דאַמאַנייץ אַ פאָרמאַל שטעלן פון כּללים פֿאַר ארבעטן מיט דאָקומענטן. עטלעכע סעד סיסטעמען קענען זיין קאַסטאַמייזד פֿאַר אָפיס אַרבעט, אָבער עס זענען אויך די סיסטעמס אויף די גרונט פון וואָס די קלעריקאַל אַרבעט איז שוין געשאפן.

דער דאָקומענט איז אַ אַפּאַראַט פון אינפֿאָרמאַציע סטאָרידזש אין די ערמס. דאָקומענט סערקיאַליישאַן איז געשאפן פון פאַרשידענע קוואלן: אנדערע סיסטעמס, אַפּלאַקיישאַנז, בליצפּאָסט, אָבער ערשטער פון אַלע - פון סקאַנד פּאַפּיר קאַריערז. דעריבער, סקאַנערז און אנדערע עקוויפּמענט זענען אַ ינטאַגראַל טייל פון די עדס. די סיסטעם סטאָרז אַלע די דאָקומענטן, האלט זייער געשיכטע, גיט באַוועגונג פֿאַר דער אָרגאַניזאַציע, און קאַריז זיך געשעפט פּראַסעסאַז מיט זיי.

אין אַזאַ באַזע עס איז אַ באַשלוס, לימעד און סדר פון די סעד. דורך זיי, און געראטן דורך די אָרגאַניזאַציע. קיין דאָקומענט איז סאַפּלייד מיט אַ "באַווייַזן". די סכום פון פעלדער אין די פאָרעם דעפּענדס אויף די טיפּ פון דאָקומענט. אין דעם סיסטעם, אינפֿאָרמאַציע איז סטאָרד ווי אַ דייטאַבייס פון יעדער פעלד פון אַזאַ אַ קאָרט.

פאַנגקשאַנז און טאַסקס פון סעד

די וואָרקפלאָוו פּראָגראַם איז דיזיינד צו סאָלווע אַזאַ פראבלעמען:

• סיסטעמאַטיזאַטיאָן פון אַרבעט מיט דאָקומענטן.
• שאַפונג פון דאָקומענטן דורך טעמפּלאַטעס, זייער רעגיסטראַציע פון סטאָרידזש;
• אָטאַמיישאַן פון אַקאַונטינג;
• קלאַססיפיקאַטיאָן פון דאָקומענטן.

זאל ס באַטראַכטן די פאַנגקשאַנז פון די ערמס אין מער דעטאַל. די workflow פּראָגראַם איז גענוצט פֿאַר:

• שאַפונג פון קאַרדס.
• דער טעקסט פון דעם דאָקומענט;
• שפּאָרן דאַטע אין פּדף אָדער מס וואָרט פֿאָרמאַט;
• User צוטריט רעכט פאַרוואַלטונג;
• שאַפונג פון רוץ;
• דאָקומענט באַוועגונג קאָנטראָל;
• שיקט נאָוטאַפאַקיישאַנז, רימיינדערז;
• וישאַלט פון דזשערנאַלז, דערמאָנען ביכער, קלאַסאַפייערז;
• פאָרמירונג פון ינסטראַקשאַנז;
• זוכן און סיינינג דאקומענטן;
• די פאָרמירונג פון מעלדעט.

די סיסטעם-ברייט פאַנגקשאַנז אַרייַננעמען:

• ווייַט אַרבעט מיט דאָקומענטן;
• ניצן דבמס פֿאַר דאַטן סטאָרידזש;
• סיימאַלטייניאַס אַרבעט מיט סעד;
• זיכערהייַט דורך סערטיפיקאַץ, באַר קאָודז און פערזענליכען.

אַדוואַנטידזשיז און דיסאַדוואַנטידזשיז

יבערגאַנג צו די עדס האָבן מער אַדוואַנידזשיז ווי דיסאַדוואַנטידזשיז. אָבער, אַ ינקערעקטלי אָרגאַניזירט פּרויעקט קענען צעשטערן אַלע די אַדוואַנטידזשיז פון אָטאַמיישאַן. די צילן פון ימפּלאַמענינג די ערמס זאָל זיין אַטשיוואַבאַל. די אַדוואַנידזשיז אַרייַננעמען:

• סענטראַלייזד סטראַקטשערד סטאָרידזש פון אינפֿאָרמאַציע;
• דער זעלביקער צוגאַנג צו דער פאָרמירונג און פּראַסעסינג פון דאָקומענטן;
• ניצן טעמפּלאַטעס;
• זוכן;
• Access audit.

די שאָרטקאָמינגס אַרייַננעמען הויך ערשט קאָס און סקרופּיאַלאַס אַרבעט אויף באַניצער טריינינג.

דאָקומענט פּראַסעסינג פּראָצעס

אין EDS, עלעקטראָניש וואָרקפלאָוו פּאַסיז דורך אַ נומער פון סטאַגעס, בעשאַס וואָס זיכער פּראָפּערטיעס זענען אַסיינד צו אַ דאָקומענט. פּראַסעסינג איז מאַניאַפאַקטשערד און מאַניואַלי אויטאָמאַטיש. אין די רגע פאַל, איר ספּעציפיצירן:

• טנאָים פון טראַנזישאַנז צווישן סטאַגעס;
• מאַרשרוט צעשטערונג;
• פּראַסעסינג סייקאַלז;
• אָנהייב סובפּראָסעססעס, טיימערז, פּראַסעסינג פּראָוסידזשערז;
• באַניצער ראָלעס זענען דיפיינד.

טייפּס פון טריטמאַנץ:

• שאַפֿן אַ דאָקומענט.
• Editing.
• רענאַמינג.
• Moving.
• שפּאָרן.
• ינדעקסינג.
• באַזייַטיקונג.

עקספּענסעס אויף די סעד

די דאָקומענט סערקיאַליישאַן קענען נישט פונקציאָנירן גאָר אָן אַ דערלויבעניש, סערווערס, פול טונינג און טריינינג פון אַלע ניצערס. יעדער פון די עלעמענטן דאַרף אַ פּלאַץ פון געלט. אין דערצו, מיר זאָל נישט פאַרגעסן וועגן ינטאַגרייטינג די סעד מיט אנדערע סיסטעמען, אַפּדייטינג דאַטאַבייסיז און ווייכווארג, קאַנסאַלטינג טעכניש שטיצן און אנדערע שטיצן קאָס.

הקדמה פון סעד

די ימפּלאַמענטיישאַן פון די פּרויעקט קענען נעמען עטלעכע חדשים. דער פּראָצעס דעפּענדס ביי די נומער פון דאַקיומענטיישאַן פּראַסעסאַז, און אויף פינאַנציעל, אָרגאַנאַזיישאַנאַל און מיטל געלעגנהייט. די ימפּלאַמענטיישאַן איז געפירט אויס לויט די פאלגענדע אַלגערידאַם:

• דער שאַפונג פון אַ ארבעטן גרופּע, די דעפֿיניציע פון אַ פירער;
• דעפיניציע פון צילן און צילן;
• קאָנטראָלירונג יגזיסטינג דאַקיומענטיישאַן פּראָצעס;
• אַנטוויקלונג פון טעכניש ספּעסאַפאַקיישאַנז;
• ברירה פון סעד;
• מסקנא פון דעם אָפּמאַך פֿאַר די הקדמה פון עדס;
• אַנטוויקלונג און האַסקאָמע פון אַרבעט רעגיאַליישאַנז;
• קאָנטראָלירן די ערשט פילונג פון דירעקטעריז;
• פּרעלימינאַרי עסס פּרובירן;
• שטעקן טריינינג;
• טעסט ימפּלאַמענטיישאַן פון ערמז;
• אַנאַליסיס פון פּרובירן רעזולטאַטן;
• קאָררעקטיאָן פון ערראָרס;
• גאַנץ ימפּלאַמענטיישאַן פון סעד.

ערראָרס פון ימפּלאַמענטיישאַן

באַזונדער ופמערקזאַמקייַט זאָל זיין געגעבן צו די פּראַסעסאַז וואָס דאַרפֿן אַ פּאַפּיר דאָקומענט. דער הויפּט טעות איז די דופּליקאַציע פון אַ פּאַפּיר דאָקומענט דורך אַ עלעקטראָניש דאָקומענט. דעם קאַמפּליקייץ די אַרבעט און ז די נעגאַטיוו שטעלונג צו אָטאַמיישאַן. קיינער פּייַס פֿאַר טאָפּל אַרבעט. עס איז נייטיק צו בויען אָטאַמיישאַן פּראַסעסאַז אָן דופּליקאַציע. די רגע גרייַז איז אַנפּריפּערדנאַס פון די שטעקן. מער אָפֿט ווי נישט, נייַ פּראַסעסאַז זענען באמערקט ווי פייַנדלעך. דעריבער, עס איז נייטיק צו דערקלערן צו עמפּלוייז וואָס די עדס איז ימפּלאַמענאַד בייַ אַלע, אַזוי זיי קאַנסאַסלי צוגאַנג צו דעם לערנען פּראָצעס.

דאָקומענט סטאָרידזש טעכנאָלאָגיע

אין EDS, עלעקטראָניש וואָרקפלאָוו באשטייט פון אַטראַביוץ אויף וואָס די זוכן, קלאַסאַפאַקיישאַן, גרופּינג און קאַנסטראַקשאַן פון ריפּאָרץ זענען געפירט אויס. מאל אַ דאָקומענט איז באשאפן פון אַ מוסטער, מאל דורך טראַנספערינג דאַטן פון אַ דייטאַבייס. אַטריביוץ זענען סטאָרד אין טישן. דער טעקע זיך איז געשטעלט אין די סטאָרידזש טעקע, די אינפֿאָרמאַציע פון עס צו די דבמס וועגווייַזער. בלויז וסערס פון די ערמס סיסטעם קענען צוטריט די דאַטן.

וואָס איז אַ טייַך יבערקוקן?

סטרים פּראַסעסינג פון דאקומענטן מיט סאַבסאַקוואַנט פּלייסמאַנט פון זייער סאַמפּאַלז אין די אַרקייוו איז געפירט אויס מיט סקאַנערז. אין דעם פּראָצעס פון סקאַנינג, עס איז מעגלעך צו מאַכן אַ באַרקאָדע אויטאָמאַטיש אויטאָמאַטיש און רעגיסטרירן עס אין די דאַטאַבאַסע, און דעמאָלט מאַך עס צוזאמען די ספּעסאַפייד מאַרשרוט.

אָפּטיש טעקסט דערקענונג

דעם עלעקטראָניש דאָקומענט פאַרוואַלטונג סיסטעם סעד קאַנווערץ אַ עלעקטראָניש בילד פון אַ דאָקומענט אין אַ פאָטאָ אָדער דזשפּעג פֿאָרמאַט צו אַ טעקסט פֿאָרמאַט. אין דער זעלביקער צייַט, ספּעציעל ווייכווארג איז געניצט ווי אַ שטיין אַפּאַראַט אַפּלאַקיישאַן אָדער ינאַגרייטיד ESCOM.BPM אין די ערמס. וואָס איז ESCOM.BPM? דאָס איז אַ פּראָגראַם פֿאַר רעקאָרדינג דאָקומענטן, טייפּט אין פאַרשידענע פאַנץ. עס זאָל זיין אנגעוויזן, אָבער, אַז שטיין-אַליין פּראָגראַמען האָבן מער קייפּאַבילאַטיז און אַפֿילו דערקענען האַנט געשריבן טעקסט.

Bar Coding

דעם טעכנאָלאָגיע גיט אַ גאַנג פון פּראָוסידזשערז פֿאַר שאפן און צייכענען אַ גראַפיק באַרקאָדע אויף דעם דאָקומענט. א יינציק באַרקאָדע איז באשאפן דורך די סיסטעם סערווער. עס אויך ינשורז די לעגיטימאַציע פון דעם דאָקומענט, זייַן שנעל זוכן אין די דאַטאַבאַסע און פאַרשפּרייטונג אין די ערטער פון סטאָרידזש. ווען רעדזשיסטערינג אַ דאָקומענט, אַ באַרקאָדע קאָראַספּאַנדינג צו די עלעקטראָניש קאָרט שייַן איז געדרוקט אויף די פירמע. ער איז גלוד צו די פּאַפּיר ווערסיע פון דעם דאָקומענט.

EDS

די דיגיטאַל כסימע אַלאַוז איר צו מאַכן זיכער די דאָקומענט איז ריכטיק און די דאַטן איז אַנטשיינדזשד. סיגנינג איז געטאן מיט דער הילף פון אַ קריפּטאָ שפּייַזער און אַ ווייכווארג באַווייַזן שליסל. די יענער איז אַ טעקע אין אַ ספּעציעל פֿאָרמאַט, וואָס איז רידזשענערייטיד בייַ די דערלויבעניש ארויסגעבן צענטער. צו ינשור זיכערקייַט פון אינפֿאָרמאַציע, איר זאָל קראָם די באַווייַזן אויף אַ קלוג קאָרט אָדער איך-טאָקען קיז. זיי זענען פּראָטעקטעד דורך אַ PIN. אויב די PIN איז ינקערעקטיד עטלעכע מאָל, די באַווייַזן וועט ווערן אויטאָמאַטיש פארשפארט.

גאַנץ טעקסט און אַטריביוט זוכן

אָנפֿרעג זוכן איז געפירט דורך אַ ספּעציעל פאָרעם אויף עטלעכע וואַלועס פון די פעלדער פון קאַרדס. פֿאַר בייַשפּיל, די קריטעריאָן "קאָונטערפּאַרטי" גיט אַ זוכן פֿאַר דאַטן אין די פעלד "רעסיפּיענט" אָדער "סענדער". אין דעם פאַל, די סיסטעם קאַמפּערז די אריין קרייטיריאַ מיט די דאַטן אין די קאַרדס און ינסערץ אין די רעזולטאַט די קארטלעך פֿאַר וואָס קאָוינסאַדאַנסיז האָבן געטראפן. זוכן איז געפירט אויס גענומען אין חשבון פּינטלעך אָדער פּאַרטיייש צופאַל.

דער פול-טעקסט זוכן איז געפירט אויס לויט די דאַטן אין דעם דאָקומענט זיך, אַרייַנגערעכנט וואָרט פארמען דורך די געבויט-אין דבמס מכשירים, אַזאַ ווי מס סקל סערווער, אָראַקלע. פֿאַר אַ פול זוכן, די טעקעס מוזן זיין אריין אין די דאַטאַבאַסע אין דאָקומענט פֿאָרמאַט (שולדבאַנק), טישן (קסלס), פּרעזאַנטיישאַנז, אַרטיקלען.